I progetti PNRR devono considerare i sistemi documentali digitali come “basilari”, necessari, indispensabili, vincolanti per la transizione da amministrazioni analogiche ad amministrazioni digitali. L’automazione “a strati” non può prescindere dal processo di digitalizzazione dei documenti amministrativi.
Le linee guida sul sistema documentale pubblico digitale (le regole tecniche del 2013/2014 e le linee guida vigenti 2020, in attuazione dal 1 gennaio 2022) hanno stabilito alcuni principi basilari che governano tutta la filiera documentale del sistema amministrativo pubblico: formazione, gestione, conservazione dei dati/documenti/informazioni.
I principi guida sono:
- il sistema documentale pubblico deve essere formato, gestito, conservato “solo” inmodalità nativamente digitale;
- “nativamente digitale” significa che ciascun documento che faccia parte di un sistema documentale deve essere formato nel rispetto dei principi di cui all’art. 20, comma 1-bis del Codice dell’amministrazione digitale (integrità, immodificabilità, certezza dell’autore del documento informatico e del firmatario elettronico, ecc.);
- le P.A. devono formare solo documenti informatici che presentano le caratteristiche per essere considerati validi a tutti gli effetti di legge;
- il sistema documentale di una amministrazione deve necessariamente essere progettato in tutte le sue parti per essere in linea con la normativa (sistema documentale by design);
- è necessario quindi che le P.A. stabiliscano la data di avvio della produzione dei documenti solo in modalità digitale (con l’abbandono anche graduale dei documenti analogici); oggi quasi tutte le amministrazioni procedono in modo “anarchico” generando sistemi misti analogico/digitale che costituiscono il blocco allo sviluppo del digitale nativo, funzionale, utile e dei servizi in rete;
- le P.A. devono quindi devono stabilire di usare uno standard documentale (vedi allegati alle linee guida del 2020) ed essere in possesso di un gestionale documentale con il quale formare, gestire, conservare i documenti informatici, secondo quanto stabilito dai manuali per la formazione, la gestione, la conservazione degli stessi documenti informatici;
- le linee guida Agid riguardano tutti gli aspetti relativi al sistema documentale, considerando quest’ultimo appunto un “sistema”;
- tutti i dipendenti pubblici devono operare solo secondo le regole tecniche Agid e utilizzando il gestionale documentale acquisito che deve operare secondo le linee guida Agid;
- tutti i dipendenti devono quindi avere una formazione di base per formare, gestire, conservare documenti informatici;
- tutti i cittadini devono sapere come opera il sistema documentale digitale (pubblicare quindi sul sito non solo i manuali per la formazione, la gestione e la conservazione ma come devono funzionare i procedimenti amministrativi informatici e come i cittadini possono presentare istanze per ottenere risposte utili alla stesse loro richieste).
Le “linee guida” sui documenti digitali contengono le regole tecniche sugli ambiti disciplinati dalle seguenti disposizioni del CAD: validità ed efficacia probatoria dei documenti informatici (art. 20); disposizioni in materia di copie informatiche dei documenti analogici (art. 22, commi 2 e 3); copie analogiche di documenti informatici (art. 23); duplicati e copie informatiche di documenti informatici (art. 23-bis); documenti amministrativi informatici (art. 23-ter); riproduzioni informatiche (art. 23-quater); norme particolari per le P.A. (art. 34); di formazione di documenti informatici (art. 40); di protocollo informatico (art. 40-bis); di procedimento e fascicolo informatico (art. 41); dematerializzazione dei documenti delle P.A. (art. 43); conservazione ed esibizione dei documenti; requisiti per la conservazione dei documenti informatici (art. 44); valore giuridico della trasmissione (art. 45); dati particolari contenuti nei documenti trasmessi (art. 46); trasmissione dei documenti tra le P.A. (art. 47); segretezza della corrispondenza trasmessa per via telematica (art. 49); disponibilità dei dati delle P.A. (art. 50); sicurezza e disponibilità dei dati, dei sistemi e delle infrastrutture delle P.A. (art. 51); accesso telematico ai servizi della P.A. (art. 64-bis); istanze e dichiarazioni presentate alle P.A. per via telematica (art. 65).
Le “linee guida” sul documentale interessano gli articoli più importanti del Codice dell’amministrazione digitale ed anche per questo sono “fondamentali” nel processo di trasformazione e di transito digitale.